Dans un collège, une entreprise ou un hôpital, des informations circulent en permanence entre des personnes, des ordinateurs et des services numériques. Comment toutes ces données sont-elles collectées, transmises, stockées et utilisées ?
Lorsque tu consultes ton emploi du temps, qu’un professeur saisit une absence ou qu’une entreprise enregistre une commande, plusieurs personnes et outils numériques interviennent.
Tous ces éléments forment un système d’information, souvent abrégé SI.
Qu’est-ce qu’un système d’information ?
Un système d’information est l’ensemble des moyens utilisés par une organisation pour collecter, transmettre, stocker, traiter et partager des informations.
Une organisation peut être une entreprise, un collège, un hôpital, une mairie, une association ou encore un service public.
Attention : un système d’information ne désigne donc pas seulement les ordinateurs ou le réseau informatique.
Il comprend également les utilisateurs, les logiciels, les données et les règles qui permettent à l’ensemble de fonctionner.
De quoi est composé un système d’information ?
Un système d’information rassemble plusieurs éléments qui travaillent ensemble.
Les personnes
Ce sont les utilisateurs du système.
Ils consultent, créent ou modifient des informations en fonction de leur rôle.
Dans un collège, il peut s’agir des élèves, des enseignants, de la vie scolaire, de la direction, des personnels administratifs ou des familles.
Le matériel
Les ordinateurs, smartphones, tablettes, serveurs, imprimantes et équipements réseau permettent d’accéder aux informations, de les traiter ou de les transmettre.
Certains systèmes utilisent également des objets connectés capables de produire automatiquement des données grâce à leurs capteurs.
Les logiciels et les services numériques
Les applications permettent d’exploiter les informations.
Il peut s’agir d’un logiciel installé sur un ordinateur, d’une application mobile ou d’un service accessible sur le Web.
Dans un collège, l’ENT, PRONOTE, la messagerie ou les logiciels pédagogiques participent par exemple au système d’information.
Les données
Les données constituent la matière première du système d’information.
Elles peuvent être très différentes : textes, nombres, images, documents, mesures de capteurs, coordonnées géographiques ou encore informations concernant des utilisateurs.
Une fois organisées et interprétées, ces données permettent de produire des informations utiles.
Le réseau
Les différents équipements et services doivent pouvoir échanger des données.
Les réseaux informatiques assurent leur transmission à l’intérieur d’un bâtiment ou à travers Internet.
Les règles et les procédures
Tout le monde ne peut pas accéder à toutes les informations.
Des règles définissent notamment :
- qui peut utiliser le système ;
- quelles données chaque personne peut consulter ou modifier ;
- comment les informations sont sauvegardées ;
- comment les données personnelles sont protégées ;
- que faire en cas de problème ou d’incident.
Le fonctionnement d’un système d’information repose donc autant sur son organisation que sur sa technologie.
Comment circule l’information ?
Lorsqu’une information entre dans un système, plusieurs opérations peuvent se succéder.
1. Collecter
Les données sont d’abord créées ou récupérées. Un utilisateur peut les saisir dans un formulaire. Un appareil ou un capteur peut également les produire automatiquement.
2. Transmettre
Les données circulent ensuite par un réseau informatique. Elles peuvent rester à l’intérieur d’un réseau local ou traverser Internet pour atteindre un serveur distant.
3. Stocker
Les données sont enregistrées afin de pouvoir être retrouvées plus tard. Elles peuvent être conservées dans des fichiers ou des bases de données hébergés sur des serveurs locaux ou distants.
4. Traiter
Les logiciels utilisent les données pour effectuer différentes opérations : les trier, les comparer, effectuer des calculs, rechercher une information ou produire de nouveaux résultats.
5. Restituer
Enfin, l’information peut être présentée à l’utilisateur sous différentes formes : texte, tableau, graphique, notification, document ou interface d’une application.
On peut donc résumer le fonctionnement d’un système d’information ainsi :
Collecter → Transmettre → Stocker → Traiter → Restituer
Exemple : le système d’information d’un collège
Prenons un exemple très simple.
Un professeur constate l’absence d’un élève et l’enregistre dans PRONOTE.
L’ordinateur du professeur transmet cette donnée par le réseau informatique.
Le service PRONOTE reçoit l’information et l’enregistre dans une base de données.
L’application traite ensuite cette donnée et met à jour le dossier de l’élève.
Les personnels autorisés peuvent alors voir l’absence. Selon les réglages de l’établissement, la famille peut également recevoir ou consulter cette information.
Une action qui semble très simple fait donc intervenir :
- un utilisateur : le professeur ;
- un terminal : son ordinateur ;
- un logiciel ou service : PRONOTE ;
- un réseau pour transporter les données ;
- des serveurs pour faire fonctionner le service ;
- une base de données pour enregistrer l’information ;
- d’autres utilisateurs autorisés pour la consulter.
Tous ces éléments participent au même système d’information.
Pourquoi faut-il protéger un système d’information ?
Un système d’information peut contenir des informations importantes ou confidentielles. Une panne, une erreur humaine ou une cyberattaque peut perturber son fonctionnement. La sécurité d’un système d’information cherche notamment à protéger trois propriétés essentielles.
La confidentialité
Seules les personnes autorisées doivent pouvoir accéder aux informations.
Par exemple, un élève ne doit pas pouvoir consulter le dossier scolaire d’un autre élève.
L’intégrité
Les données doivent rester exactes et ne pas être modifiées sans autorisation.
Une note, une adresse ou une information administrative ne doit pas pouvoir être changée par n’importe qui.
La disponibilité
Les informations et les services doivent rester accessibles lorsqu’on en a besoin.
Une panne de serveur ou une cyberattaque peut par exemple rendre temporairement un service inaccessible.
Comment protéger le système ?
La cybersécurité repose sur plusieurs protections complémentaires.
Les utilisateurs doivent tout d’abord s’authentifier, par exemple à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.
Des droits d’accès déterminent ensuite ce que chaque utilisateur peut consulter ou modifier.
Les systèmes et logiciels doivent être régulièrement mis à jour afin de corriger des vulnérabilités.
Les communications sensibles peuvent être chiffrées afin qu’une personne interceptant les données ne puisse pas facilement les comprendre.
Des sauvegardes permettent également de retrouver les informations après une panne, une erreur ou une attaque.
Enfin, les utilisateurs ont un rôle essentiel : une grande partie de la sécurité dépend aussi de leurs pratiques et de leur vigilance.
Et le Cloud ?
Toutes les ressources d’un système d’information ne se trouvent pas forcément dans le même bâtiment.
Avec le Cloud, des applications, des données ou des capacités de calcul peuvent être hébergées dans des centres de données distants et accessibles par Internet.
Une organisation peut ainsi utiliser à la fois :
- des ordinateurs et des serveurs présents dans ses locaux ;
- des services hébergés à distance ;
- des applications accessibles depuis un navigateur ;
- des espaces de stockage en ligne.
Le système d’information peut donc être réparti sur de nombreux équipements et plusieurs lieux.
Les systèmes d’information communiquent entre eux
Les logiciels ne fonctionnent pas toujours de manière isolée.
Ils peuvent échanger automatiquement certaines données grâce à des API.
Une API, ou interface de programmation, permet à deux applications de communiquer selon des règles définies.
Par exemple, un service peut demander à un autre une information, puis utiliser automatiquement la réponse obtenue.
Cette communication entre services permet de construire des systèmes d’information de plus en plus interconnectés.
Les objets connectés produisent aussi des données
Les objets connectés peuvent eux aussi participer à un système d’information.
Un capteur de température, une montre connectée, un véhicule ou une station météo peut relever des données puis les transmettre automatiquement à un serveur.
Ces informations sont ensuite stockées et traitées avant d’être affichées ou utilisées pour prendre une décision.
Lorsque de très grandes quantités de données sont produites rapidement et sous différentes formes, leur exploitation peut relever du Big Data.
Et l’intelligence artificielle ?
L’intelligence artificielle peut également être intégrée à un système d’information.
Elle peut analyser certaines données afin de reconnaître une image, classer des informations, détecter une anomalie, effectuer une prévision ou aider un utilisateur dans sa recherche.
L’IA n’est cependant pas le système d’information lui-même : elle constitue un outil supplémentaire capable d’utiliser les données du système.
La qualité des résultats dépend alors notamment des données utilisées et de la manière dont le modèle a été conçu et entraîné.
Un système essentiel au fonctionnement des organisations
Aujourd’hui, presque toutes les organisations utilisent un système d’information.
Une entreprise s’en sert pour gérer ses commandes et ses clients. Un hôpital pour suivre ses patients. Une mairie pour gérer ses services. Un établissement scolaire pour organiser les emplois du temps, les évaluations, les absences ou la communication.
Plus ces systèmes deviennent connectés, plus la circulation et la protection des données deviennent importantes.
Comprendre un système d’information, c’est donc comprendre comment les données circulent dans une organisation et comment les humains et les machines les utilisent.
Je retiens
- Un système d’information permet à une organisation de collecter, transmettre, stocker, traiter et restituer des informations.
- Il est constitué de personnes, de matériels, de logiciels, de données, de réseaux et de règles de fonctionnement.
- Un système d’information ne se limite donc pas au réseau informatique.
- Les données circulent généralement selon plusieurs étapes : collecter → transmettre → stocker → traiter → restituer.
- La cybersécurité cherche notamment à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et des services.
- Le Cloud, les API, les objets connectés, le Big Data et l’intelligence artificielle peuvent aujourd’hui faire partie d’un système d’information.
